Mi a különbség a virtuális titkárnő és egy otthonról dolgozó asszisztens között?
Az otthonról dolgozó asszisztens ember, akinek munkaideje, szabadsága és egyszerre 1 vonala van, és óradíjat kér. A virtuális titkárnő szoftver: 0-24 felveszi a telefont, egyszerre több hívást is fogad, és minden hívást ugyanazzal a gondossággal kezel. Nem fárad el délutánra, és nem felejt el visszaírni.
Amiben az ember jobb, azt nem is vállalja át. Egy nehéz beszélgetést, egy panaszt vagy egy összetett egyeztetést átkapcsol a rendelő munkatársához, vagy visszahívást rögzít. A cél nem az, hogy az orvosi asszisztenst kiváltsa, hanem hogy az asszisztens a betegekkel foglalkozzon, ne a telefonnal.
Milyen feladatokat végez el egy orvosi rendelőben?
Időpontot foglal, áthelyez és lemond a rendelő naptárában. Megmondja a rendelési időt, a vizsgálatok árát és a felkészülést (például éhgyomorra kell-e érkezni). Felveszi a visszahívási kéréseket, és a sürgős eseteket a rendelő szabálya szerint továbbítja. Minden foglalás után visszaigazolást, a vizsgálat előtt emlékeztetőt küld.
A háttérben is dolgozik: a hívás összefoglalóját a páciens kartonjára írja, a reggeli összefoglalóban jelzi, ki kért visszahívást, és ha a páciens előzetes adatlapot kap, a kitöltött lap is a kartonra kerül. Leletet, receptet és orvosi véleményt nem ad ki, és nem értelmez.
Hogyan kezeli a betegek egészségügyi kérdéseit?
Sehogy, szándékosan. A virtuális titkárnő adminisztratív segítő, nem egészségügyi szakember. Ha a hívó tünetről, gyógyszerről vagy leletről kérdez, udvariasan elmondja, hogy erre az orvos tud válaszolni, és felajánl egy időpontot vagy visszahívást. Ha a hívó leírása sürgős esetre utal, a 112 hívására kéri.
Ezek a szabályok rendelőnként beállíthatók: melyik panasznál kell azonnal kapcsolni, melyiknél aznapi időpontot ajánlani, és melyik szót kell vészjelzésként kezelni. A beállítást a rendelővel együtt, írásban rögzítem.
Hogyan látja az orvos, mi történt a telefonnál?
Minden hívásról összefoglaló készül: ki hívott, mit kért, mi lett az eredménye (foglalás, visszahívás, információ, átkapcsolás). Ez a páciens kartonjára és az ügyfélportál hívásnaplójába kerül, ahol az átirat is visszaolvasható. Hetente jelentés készül arról, hány hívás jött, mennyi volt munkaidőn kívül, és honnan jöttek a foglalások.
Az ügyfélportál egy kitalált rendelő példa adataival az Ügyfélportál oldalon kipróbálható, a hívásnapló és a heti jelentés is.
Mibe kerül egy virtuális titkárnő az alkalmazotthoz képest?
A telefonos recepciós önállóan a Recepciós Start modullal indul: havi 34 900 Ft, ÁFA-mentes, havi 150 hívásperccel, beépítési díj nélkül, 7 napos ingyenes próbával, éves fizetésnél 349 000 Ft. Ha a chat, a CRM és az automatizáció is kell, az Alap csomag havi 59 900 Ft 100 perccel (beépítési díj 149 000 Ft), a Rendelő csomag havi 129 900 Ft 500 perccel. A kereten felüli perc 130 Ft. Az árak ÁFA-mentesek (alanyi adómentes egyéni vállalkozó), a feltüntetett ár a fizetendő végösszeg.
Egy részmunkaidős adminisztrátor bérköltsége ennek a többszöröse, és ő is csak munkaidőben veszi fel a telefont. A virtuális titkárnő nem helyettesíti az asszisztenst, de leveszi róla a telefonos adminisztráció nagy részét, így ugyanaz a csapat több pácienssel tud foglalkozni.
Kell hozzá új program vagy új telefonszám?
Új telefonszám nem kell: a rendelő meglévő számára beállított átirányítással dolgozik. Új programra viszont érdemes átállni, mert a ClinicAI kiváltja a rendelői programot: kartoték, naptár, emlékeztetők, előzetes adatlap, árajánlat és számlázás Számlázz.hu vagy Billingo kapcsolattal egy helyen. Az adatait átköltöztetem a régi programból (Excel/CSV export alapján), díjmentesen.
Ha a rendelő EESZT-jelentésköteles, az EESZT-jelentéshez a tanúsított rendszerét addig megtarthatja, mert a ClinicAI nem tanúsított egészségügyi dokumentációs rendszer.
Hogyan küld emlékeztetőt és előzetes adatlapot?
A foglalás után a páciens azonnal visszaigazolást kap SMS-ben vagy e-mailben, a vizsgálat előtt 24 órával pedig emlékeztetőt, amelyben 1 gombbal lemondhatja vagy áthelyezheti az időpontot. A lemondott hely így nem vész el: a rendszer felajánlja a várólistán lévő páciensnek. Ez a meg nem jelenések számát csökkenti, és az asszisztensnek sem kell előző nap végigtelefonálnia a listát.
Új páciens a vizsgálat előtt előzetes adatlapot is kaphat: a személyes adatokat, a korábbi betegségeket, a gyógyszereket és a hozzájárulást telefonon tölti ki, és ujjal aláírja. A kitöltött adatlap a kartonra kerül, így a rendelőben nem kell papíron kitölteni, és az orvos már a vizsgálat előtt látja.
Hogyan lehet kipróbálni kockázat nélkül?
Két lépésben. Először az ingyenes próbán megadja a rendelő weboldalát, és 1 percen belül kap egy próbaoldalt, ahol a virtuális titkárnő a rendelő adataiból válaszol chatben és böngészős hanghívásban. Ha tetszik, a próbaoldalon kérheti, hogy 7 napig a rendelő valódi hívásait is vegye fel.
A próba alatt nincs automatikus terhelés. Ha a rendelő a próba végén nem kéri tovább, az átirányítást visszaállítom, és a próba adatait törlöm.
Milyen rendelőknek való?
Magánrendelőknek és klinikáknak, ahol egy vagy több orvos dolgozik, és a telefon több időt visz el, mint amennyit a csapat szívesen ad neki: belgyógyászat, nőgyógyászat, bőrgyógyászat, szemészet, fül-orr-gégészet, gyermekorvosi és pszichológiai magánrendelés. A szakterületi oldalak a Kinek menüben vannak.
Állami finanszírozású háziorvosi praxisnál a betegút más, ott a virtuális titkárnő csak az időpont-adminisztrációt tudja levenni. Erről a felméréskor őszintén megmondom, megéri-e.