Mikor hívják a magánrendelőt a páciensek?
Sokszor akkor, amikor a rendelőben nincs, aki felvegye. A dolgozó páciensek munka előtt, ebédszünetben vagy este, munka után telefonálnak, amikor a rendelő már zárva van. Egy magánrendelőben a hívások jelentős része rendelési időn kívül érkezik, és ezek a hívások nagyrészt üzenetrögzítőre vagy a semmibe futnak.
A telefonos asszisztens pont ezeket a hívásokat veszi fel. Este 9-kor is tud időpontot foglalni a következő hétre, és reggel a rendelő már a kész foglalást látja a naptárban, nem egy visszahívási listát.
Hogyan foglal időpontot telefonon?
A hívás közben a rendelő naptárát látja. Megkérdezi, milyen kezelésre vagy vizsgálatra jönne a páciens, és melyik orvoshoz. A kezelés hossza alapján 2-3 szabad időpontot ajánl, a páciens választ, az asszisztens rögzíti a nevét és telefonszámát, majd SMS-ben visszaigazolja az időpontot.
Ha a páciens először jön, egy előzetes adatlapot is küldhet neki, amelyet a vizsgálat előtt telefonon kitölt és ujjal aláír; a kitöltött lap a kartonra kerül. A foglalás előtt kérhet előleget is a meg nem jelenés ellen, ha a rendelő ezt bekapcsolja. Mindkettő kipróbálható a bemutató rendelőben.
Milyen nyelven és milyen hangon beszél?
Magyarul, természetes, nyugodt hangon, a rendelő által választott női vagy férfi hanggal. A rendelő nevében köszön, és a hívás elején elmondja, hogy digitális asszisztens. Érti a magyar neveket, a dátumokat és a gyors, háttérzajos beszédet is, és ha valamit nem értett, visszakérdez.
Hogy milyen egy valódi hívás, a demóvonalon hallható: +36 21 201 2288. A bemutató recepciós veszi fel, magyarul.
Mennyi hívásperc kell egy magánrendelőnek?
Egy foglalási hívás átlagosan 1 és 3 perc között van. A Recepciós Start modul 150 perce havonta nagyjából 60 és 120 hívásra elég, ami egy 1 orvosos magánrendelő munkaidőn kívüli és rendelés közbeni hívásait többnyire lefedi. Ha minden hívást az asszisztens vesz fel, a Rendelő csomag 500 perce a reálisabb.
A telefonos recepciós önállóan a Recepciós Start modullal indul: havi 34 900 Ft, ÁFA-mentes, havi 150 hívásperccel, beépítési díj nélkül, 7 napos ingyenes próbával, éves fizetésnél 349 000 Ft. Ha a chat, a CRM és az automatizáció is kell, az Alap csomag havi 59 900 Ft 100 perccel (beépítési díj 149 000 Ft), a Rendelő csomag havi 129 900 Ft 500 perccel. A kereten felüli perc 130 Ft. Az árak ÁFA-mentesek (alanyi adómentes egyéni vállalkozó), a feltüntetett ár a fizetendő végösszeg.
Mi történik, ha egyszerre többen hívják a rendelőt?
Egy embernél ilyenkor foglalt jelzést hall a második hívó, vagy hosszan kicseng a telefon. A telefonos asszisztens egyszerre több hívást is fogad, mindegyiket külön, ugyanazzal a figyelemmel. Ez főleg reggel számít, amikor a rendelés kezdete előtt sokan próbálnak egyszerre időpontot kérni vagy lemondani.
A párhuzamos hívások nem kerülnek többe: a díj a percek alapján számolódik, nem a vonalak száma szerint. A foglalások ugyanabba a naptárba kerülnek, ezért 2 hívó sem kaphatja meg ugyanazt az időpontot.
Mi történik, ha a páciens emberrel akar beszélni?
Kérésre átkapcsolja a rendelő által megadott számra, ha ott éppen elérhető valaki. Ha nem, visszahívást rögzít a páciens által kért időre, és a kérés azonnal megjelenik a rendelő értesítései között. A páciensnek nem kell gépi menüben számokat nyomogatnia, egyszerűen kimondja, mit szeretne.
Panasznál, tünetnél vagy olyan kérdésnél, amelyre a rendelő adatai nem adnak választ, ugyanígy jár el: nem talál ki választ, hanem az emberhez irányítja a kérést.
Hogyan illeszkedik a rendelő többi rendszeréhez?
A telefonos asszisztens a ClinicAI része, és ugyanabba a naptárba és CRM-be dolgozik, mint a weboldali chat és az online foglalás. Minden egy helyen: kiváltja a rendelői programot, nem kell több helyre fizetnie. Az adatait átköltöztetem a régi programból (Excel/CSV export alapján), díjmentesen.
Általános eszközökhöz kapcsolódik: Google Naptár, Microsoft 365, Számlázz.hu, Billingo, Stripe. Ha a rendelő EESZT-jelentésköteles, az EESZT-jelentéshez a tanúsított rendszerét addig megtarthatja.
Hogyan állítom be a rendelő szabályait?
Egy rövid felméréssel kezdem, videóhívásban vagy telefonon. Végigmegyek a rendelő kezelésein, azok hosszán és árán, az orvosok rendelési idején, a szabadságokon és azon, hogy mi az, amit telefonon nem szabad megígérni. Megbeszélem, melyik hívásnál kell azonnal kapcsolni, melyiknél elég a visszahívás, és ki kapja az értesítéseket. Ezeket írásban rögzítem, és a rendelő jóváhagyása után kapcsolom be.
A beállítás nem egyszeri. Ha új kezelés, új ár vagy új orvos jön, egy üzenetben jelezheti, és még aznap átvezetem. A hívások összefoglalóit az élesítés utáni napokban külön átnézem, és ahol a válasz pontatlan volt, javítom. A rendelőnek nem kell programot tanulnia ahhoz, hogy a telefonos asszisztens jól dolgozzon.
Megéri egy kis magánrendelőnek?
Ha havonta néhány hívás marad fel, és ezekből néhány foglalás lesz, már megtérül. Egy példa: ha hetente 3 hívás marad fel, és ezek negyedéből lenne 15 000 Ft-os kezelés, az havonta nagyjából 45 000 Ft kiesés, ami több, mint a modul díja. A saját számaival a megtérülés kalkulátor számol.
Ha a rendelőben mindig van valaki a telefonnál, és este sem keresik, nem éri meg. Ezt a felméréskor őszintén megmondom.