Mit csinál pontosan egy virtuális recepciós a rendelőben?
Ugyanazt, amit egy jó recepciós a telefonnál: köszön, megkérdezi, miben segíthet, és a kérdésre a rendelő saját adataiból válaszol. Megmondja a rendelési időt, a címet, a parkolást, az árlistán szereplő kezelések árát és azt, hogy mire kell készülni egy vizsgálat előtt. Ha a páciens időpontot kér, szabad időpontokat ajánl a rendelő naptárából, rögzíti a foglalást, és SMS-ben vagy e-mailben visszaigazolja.
Ami nem tartozik rá, azt nem próbálja megoldani. Orvosi tanácsot nem ad, diagnózist nem mond, panasznál a rendelő által megadott szabály szerint átkapcsol vagy visszahívást kér, sürgős esetben a 112-re irányít. Minden hívás végén összefoglaló kerül a páciens kartonjára, így a rendelő reggel pontosan látja, ki hívott és mit kért.
Miben más, mint egy üzenetrögzítő vagy egy hívásfogadó szolgáltatás?
Az üzenetrögzítő csak felvesz egy üzenetet, amelyet valakinek később vissza kell hallgatnia, és a páciensek nagy része nem is hagy üzenetet: inkább felhívja a következő rendelőt. Egy hagyományos hívásfogadó szolgáltatás embere felveszi a telefont, de nem látja a rendelő naptárát, ezért többnyire csak felírja a nevet és a számot.
A virtuális recepciós a hívás közben lát mindent, ami a foglaláshoz kell: a kezelések hosszát, az orvosok rendelési idejét és a szabad időpontokat. Ezért a hívás végére a foglalás kész, nem egy visszahívási lista marad utána. Munkaidőn kívül, hétvégén és ünnepnapon is ugyanígy dolgozik, és egyszerre több hívást is fogad, így foglalt jelzést sem hall a páciens.
Hogyan kapcsolódik a rendelő mostani telefonszámához?
A rendelő telefonszáma marad. A szolgáltatónál beállítom a hívásátirányítást, és a rendelő maga dönti el, mikor vegye fel a virtuális recepciós a hívást: mindig, csak ha a vonal foglalt vagy senki nem veszi fel 20 másodpercen belül, vagy csak rendelési időn kívül. A páciensek ugyanazt a számot hívják, mint eddig, nem kell új számot kommunikálni.
Az átirányítás bármikor kikapcsolható, ha a rendelő egy napra mégis maga szeretné kezelni a hívásokat. Ha a páciens kifejezetten emberrel akar beszélni, a recepciós a rendelő által megadott számra kapcsolja, vagy visszahívást rögzít a kért időpontra.
Mennyibe kerül egy virtuális recepciós?
A telefonos recepciós önállóan a Recepciós Start modullal indul: havi 34 900 Ft, ÁFA-mentes, havi 150 hívásperccel, beépítési díj nélkül, 7 napos ingyenes próbával, éves fizetésnél 349 000 Ft. Ha a chat, a CRM és az automatizáció is kell, az Alap csomag havi 59 900 Ft 100 perccel (beépítési díj 149 000 Ft), a Rendelő csomag havi 129 900 Ft 500 perccel. A kereten felüli perc 130 Ft. Az árak ÁFA-mentesek (alanyi adómentes egyéni vállalkozó), a feltüntetett ár a fizetendő végösszeg.
A díj nem függ a hívások számától, csak a percektől. Egy átlagos foglalási hívás 1 és 3 perc között van, így a 150 perc havonta nagyjából 60 és 120 hívás közötti mennyiséget fed le. Ha a rendelő többet használ, a kereten felüli percek számlázódnak, vagy át lehet lépni a nagyobb keretre. A pontos összeg előre látszik az Árak oldalon, rejtett díj nincs.
Hogyan tanulja meg a rendelő adatait?
A beállításkor végigmegyek a rendelő weboldalán, az árlistán és a kezelések leírásán, és ezekből építem fel a tudását. Ezután egy rövid listán egyeztetem a rendelővel, mi az, amit a telefonban nem szabad megígérni, kit kell azonnal kapcsolni, és melyik kezelés előtt kell konzultáció. A változásokat (új ár, szabadság, új orvos) egy üzenetben jelezheti, és még aznap átvezetem.
Ha előbb látni szeretné, hogyan dolgozna a saját adataival, az ingyenes próbán megadhatja a rendelő weboldalát. 1 perc alatt kap egy próbaoldalt, ahol a chat és a böngészős hanghívás már a rendelő oldalán szereplő adatokból válaszol.
Biztonságos a betegadatok szempontjából?
A hívásokból csak az kerül rögzítésre, ami a foglaláshoz és a visszahíváshoz kell: név, telefonszám, a kért kezelés és az időpont. Hangfelvétel csak akkor készül, ha a rendelő bekapcsolja, és a hívó erről a hívás elején tájékoztatást kap. A kartonokhoz szerepkörrel és naplózott belépéssel lehet hozzáférni.
A virtuális recepciós a hívás elején megmondja, hogy digitális asszisztens, ahogy az MI szabályozás előírja, és kérésre emberhez kapcsol. Az adatfeldolgozókat, a megőrzési időket és az adatfeldolgozási szerződés mintáját a Biztonság oldalon sorolom fel.
Mennyi idő alatt indul el?
A Recepciós Start modul néhány munkanap alatt élesíthető: felmérés, a tudás beállítása, egy próbahét a rendelő valódi hívásaival, majd az átirányítás bekapcsolása. A próbahét alatt minden hívás összefoglalóját átnézem, és ahol a válasz pontatlan, javítom. Ha a rendelő a próbahét végén nem elégedett, nem kell folytatnia, és automatikus terhelés sincs.
Ha a rendelő a teljes rendszert választja (chat, online foglalás, CRM, automatizáció), a beállítás 2-3 hétig tart, mert a meglévő páciensadatokat is átköltöztetem és összefésülöm.
Kinek nem ajánlom?
Ha a rendelőben naponta 2-3 hívás érkezik, és mindig van valaki, aki felveszi, a virtuális recepciós nem hoz annyit, amennyibe kerül. Akkor sem ajánlom, ha a hívások nagy része orvosi tanácsot kér, mert erre a recepciós szándékosan nem válaszol. Annak a rendelőnek éri meg, ahol rendelés közben cseng a telefon, ahol este és hétvégén is keresik a pácienseket, vagy ahol a recepciós ideje a telefonra megy el a betegek helyett.
Hogy egy rendelőnek mennyit hoz vissza, a megtérülés kalkulátorral számolható ki a nem fogadott hívások száma és az átlagos kezelési érték alapján.