Miért marad fel a telefon egy fogorvosi rendelőben?
Mert a fogászatban a legtöbb munkát kesztyűben, a szék mellett végzik. Az asszisztens nem tudja letenni a szívót egy gyökérkezelés közepén, a recepció pedig sok rendelőben ugyanaz az ember, aki a kezelésnél is segít. A hívások ráadásul pont akkor sűrűsödnek, amikor a rendelés zajlik: reggel 8 és 10 között és ebédidő után.
A fel nem vett hívás a fogászatban drága. Egy új páciens, aki implantátumról vagy esztétikai kezelésről érdeklődik, ritkán vár visszahívásra: a következő rendelőt hívja. Az MI recepciós minden ilyen hívást felvesz, és a hívás végére a konzultáció időpontja is megvan.
Milyen kérdésekre tud válaszolni egy fogászati MI recepciós?
Mindarra, ami a rendelő saját anyagaiban szerepel: a fogkőeltávolítás, a tömés, a gyökérkezelés, a koronák, a fogfehérítés és az implantátum árára az árlista szerint, a konzultáció díjára, a rendelési időre, a parkolásra és a fizetési módokra. Elmondja, hogy foghúzás előtt mit kell tudni, és hogy az első konzultációra hozza el a korábbi röntgenfelvételeket.
Ahol az ár kezelési tervtől függ, nem talál ki számot. Megmondja az árlistában szereplő tartományt, és felajánl egy konzultációs időpontot, ahol az orvos a pontos tervet elkészíti. Fájdalom vagy duzzanat esetén nem ad tanácsot: a rendelő szabálya szerint aznapi sürgősségi időpontot ajánl, átkapcsol, vagy a 112-re irányít.
Tud foglalni több székhez és több orvoshoz?
Igen. A naptárban minden szék és minden orvos külön oszlop, és minden kezelésnek saját hossza van. Az MI recepciós tudja, hogy egy fogkőeltávolítás 45 perc a dentálhigiénikusnál, egy implantátum konzultáció 30 perc a szájsebésznél, és csak olyan időpontot ajánl, ahol a szék és az orvos is szabad.
Ha egy páciens lemond, a felszabaduló helyet a várólistán lévő páciensnek ajánlja fel SMS-ben. A lemondott időpont így nem marad üresen, és az asszisztensnek sem kell telefonon végigkérdeznie a listát.
Hogyan segít a kontroll és a fogkőeltávolítás esedékességében?
A rendelők egyik nagy kiesése az a páciens, aki fél év után nem jön vissza fogkőeltávolításra vagy kontrollra, mert senki nem szólt neki. A ClinicAI automatizációja a kartonon lévő utolsó kezelés alapján a megadott idő után emlékeztetőt küld, és ha a páciens nem foglal, az MI recepciós felhívja és felajánl egy időpontot.
A régóta nem járt páciensek visszahívása külön kampányként is indítható: a CRM-ből leválogatom azokat, akik 12 hónapja nem jártak, és a rendszer SMS-ben, majd telefonon keresi meg őket. A bemutató rendelőben ez lépésről lépésre végignézhető.
Mit lát az asszisztens a hívások után?
Minden hívás után a páciens kartonjára kerül egy rövid összefoglaló: ki hívott, milyen kezelésről kérdezett, mi lett az eredménye. Ha új páciens foglalt, a kartonja automatikusan létrejön a nevével, a telefonszámával és a kért kezeléssel. Ha visszahívást kért, a feladat a megadott időpontra a CRM-ben vár, és a rendelő értesítést kap róla.
Reggel az asszisztens egy listán látja az előző esti és éjszakai hívásokat, és nem kell az üzenetrögzítőt visszahallgatnia. Hetente jelentés készül a hívások számáról, a munkaidőn kívüli hívásokról és arról, hogy melyik csatornából (telefon, chat, weboldal, Messenger, WhatsApp) jött a foglalás. A jelentés egy kitalált rendelő adataival az Ügyfélportál oldalon nézhető meg.
Mi lesz a mostani fogászati programmal?
A ClinicAI kiváltja: a betegkartoték, a naptár, az emlékeztetők, az árajánlat, az előzetes adatlap és a számlázás Számlázz.hu vagy Billingo kapcsolattal mind egy helyen van, nem kell több helyre fizetnie. Az adatait átköltöztetem a régi programból (Excel/CSV export alapján), díjmentesen.
Egy dolgot őszintén meg kell mondanom: a ClinicAI nem tanúsított egészségügyi dokumentációs rendszer, és nem jelent az EESZT-be. Ha a rendelő jelentésköteles, az EESZT-jelentéshez a tanúsított rendszerét addig megtarthatja.
Mennyibe kerül fogorvosi rendelőnek?
A telefonos recepciós önállóan a Recepciós Start modullal indul: havi 34 900 Ft, ÁFA-mentes, havi 150 hívásperccel, beépítési díj nélkül, 7 napos ingyenes próbával, éves fizetésnél 349 000 Ft. Ha a chat, a CRM és az automatizáció is kell, az Alap csomag havi 59 900 Ft 100 perccel (beépítési díj 149 000 Ft), a Rendelő csomag havi 129 900 Ft 500 perccel. A kereten felüli perc 130 Ft. Az árak ÁFA-mentesek (alanyi adómentes egyéni vállalkozó), a feltüntetett ár a fizetendő végösszeg.
Egy 2 székes fogászatnak többnyire a Rendelő csomagot javaslom, mert abban a telefon mellett a CRM, a kontrollra hívás és a várólista is benne van. Ha csak a telefon a gond, a Recepciós Start modullal is el lehet indulni, és később bővíteni.
Hogyan indul el egy fogászatban?
Egy rövid felméréssel kezdem: melyik kezelés mennyi ideig tart, melyik orvos mit vállal, mi az, amit telefonban nem szabad megígérni. Ebből állítom be a recepciós tudását és a naptárat. Utána a próbahéten a rendelő valódi hívásait veszi fel, én pedig minden összefoglalót átnézek.
A próbahét 7 nap, és ha a rendelő nem kéri tovább, nem kell folytatnia. Ha előtte szeretné hallani, hogyan válaszolna a saját adataival, az ingyenes próbán a rendelő weboldalából 1 perc alatt elkészül a saját próbaoldala.