Miért nem jönnek el a páciensek?
Ritkán szándékosan. A leggyakoribb ok, hogy elfelejtette, mert hetekkel korábban foglalt, vagy le akarta mondani, de nem érte el a rendelőt, mert rendelés közben senki nem vette fel a telefont. A meg nem jelenés így részben kommunikációs gond: ha a páciens időben kap egy emlékeztetőt, és egyszerűen le tudja mondani az időpontot, a hely még betölthető. A fogalom részletesen a fogalomtárban van.
Hogy az SMS emlékeztető mennyit számít, arra van független kutatás: egy 2013-as Cochrane-áttekintés 7 randomizált vizsgálat (5 841 résztvevő) alapján mérsékelt bizonyossággal azt találta, hogy az SMS emlékeztető javítja a megjelenést az emlékeztető nélküli esethez képest; a vizsgált csoportokban a megjelenési arány 67,8% volt emlékeztető nélkül és 78,6% SMS emlékeztetővel (Gurol-Urganci és mtsai, 2013). Ez a kutatás adata, nem a ClinicAI saját mérése.
Mit csinál a ClinicAI a meg nem jelenés ellen?
Minden foglalás után azonnal visszaigazolást küld SMS-ben vagy e-mailben, csatornától függetlenül: akkor is, ha a páciens telefonon, a weboldalon vagy a chatben foglalt. A vizsgálat előtt, a rendelő által beállított időben emlékeztetőt küld, benne az előkészítési tudnivalókkal és a lemondás vagy áthelyezés egyszerű módjával. Ha a páciens inkább telefonál, a digitális recepciós 0-24 felveszi, és a lemondást vagy az áthelyezést azonnal rögzíti.
A felszabaduló helyet az Automatizációk modul a várólistán lévőknek ajánlja fel, sorrendben, így a lemondott időpont nagyobb eséllyel töltődik újra. Ha a rendelő bekapcsolja, a foglaláskor előleg is kérhető; ez a késői lemondás és a meg nem jelenés ellen a legerősebb eszköz, de nem minden rendelőnek illik, ezért alapból ki van kapcsolva.
Mikor és hányszor menjen emlékeztető?
A rendelő dönti el. Bevett gyakorlat az előző napi emlékeztető, hosszabb vagy előkészítést igénylő vizsgálatnál egy korábbi is; az időpontokat és a szövegeket a beállításkor a rendelővel együtt határozom meg. Új páciens a vizsgálat előtt előzetes adatlapot is kaphat, és ha az a vizsgálat előtt 2 nappal még üres, a rendszer erre külön emlékeztet.
Az időpont visszaigazolása és emlékeztetője a szolgáltatás része, a reklámcélú üzenetekhez viszont előzetes hozzájárulás kell; a rendszer a kettőt külön tartja nyilván.
Hogyan mérem, hogy működik?
A legegyszerűbb mérés: a bevezetés előtt 4 héten át feljegyezni, hány páciens nem jött el lemondás nélkül, majd a bevezetés után ugyanígy. Így a rendelő a saját adatain látja a különbséget, nem egy általános ígéreten. Az ügyfélportál heti jelentése ehhez a hívások számát és a foglalások csatornáját adja; egy kitalált rendelő adataival az Ügyfélportál oldalon nézhető meg.