Rendelő szoftver választás: szempontok magánrendelőknek

Rendelő szoftver választás: először a feladatot írja le, ne a programot

A rendelő szoftver választás gyakori hibája, hogy a bemutató alapján döntenek, nem a rendelő napi munkája alapján. Mielőtt bármelyik szolgáltatóval beszél, írja le egy oldalon, mit kell megoldania a rendszernek. Az igények általában három rétegbe esnek:

• Recepciós és kommunikációs réteg: időpontfoglalás és naptár, emlékeztetők, telefon és chat, visszahívások, páciens elérhetőségek.
• Orvosi dokumentációs réteg: kezelési dokumentáció, leletek, receptek, az EESZT felé irányuló adatszolgáltatás.
• Pénzügyi réteg: számlázás, pénztár, könyvelői kapcsolat.

Nem biztos, hogy ezt mind egy program fogja megoldani, és ez nem is baj. Fontos viszont, hogy tudja, melyik rétegre keres megoldást, mert a kérdések és a jogi követelmények rétegenként mások. Jelölje meg, mi a kötelező (például az, hogy a páciens maga tudjon időpontot foglalni), és mi csak kívánatos. Kérdezze meg az asszisztenst és a recepciót is: ők tudják, mit csinálnak ma kézzel, kétszer vagy táblázatban.

A költség teljes képe

A havidíj csak a költség egy része. Kérjen minden szolgáltatótól írásos tételes ajánlatot, és külön rákérdezzen arra, ami gyakran kimarad:

• A díj kire vagy mire vonatkozik: felhasználónként, orvosonként, rendelőnként vagy modulonként számolnak.
• Bevezetési, beállítási, oktatási és adatátviteli díj.
• Használatalapú tételek: SMS, telefonperc, tárhely, tárolt dokumentumok mennyisége.
• Támogatás díja és az, hogy mi tartozik bele a havidíjba.
• EESZT-csatlakozás technikai beállításának költsége, ha az adott szolgáltató végzi.
• Díjemelés feltételei, hűségidő, minimális szerződéses időszak, felmondási idő.
• Kilépési költség: adatkinyerés, adatátadás díja.

Hasonlítsa össze a jelölteket háromévi összköltségen: a bevezetési díj, plusz harminchat havidíj, plusz a használatalapú tételek becsült összege, plusz a kilépési költség. Számolja hozzá a mostani rendszer rejtett költségeit is: a helyi szerver áramát, a mentés eszközeit, a rendszergazda óradíját, a több programra fizetett licenceket. Az ajánlatban szereplő összeg csak akkor összehasonlítható, ha ugyanazt a feladatkört fedi.

Hány külön eszközt kell mellé tartani

Minden további program újabb bejelentkezést, újabb adatfeldolgozói szerződést, újabb mentési kérdést és újabb jogosultságkezelést jelent. Az egymással nem beszélő rendszerek a legnagyobb rejtett költség, mert minden adatot kétszer kell felvinni, és az eltérések hibát okoznak. Számolja össze, hány külön eszközt használ ma, és kérdezze meg a jelölteket, hogy ebből mennyit vált ki, és mihez tud kapcsolódni. Két kérdés sokat elárul: ugyanaz az adat hányszor kerül be a rendszerbe, és ki tartja karban a két rendszer közötti kapcsolatot, ha az egyik frissül.

Az ellenkező véglet is kockázatos: ha minden egy szolgáltatónál van, a váltás nehéz. Ezért nem a darabszám a cél, hanem az, hogy a kapcsolat dokumentált legyen, és bármelyik elem cserélhető maradjon.

Adatvédelem és adatfeldolgozói szerződés

A páciensek adatai egészségügyi adatok, vagyis a GDPR 9. cikke szerinti különleges kategóriába tartoznak. A rendelő az adatkezelő, a szoftver szolgáltatója pedig általában adatfeldolgozó, ha az Ön nevében kezeli az adatokat. A GDPR 28. cikk (1) bekezdése szerint az adatkezelő kizárólag olyan adatfeldolgozót vehet igénybe, amely megfelelő garanciákat nyújt, és a (3) bekezdés szerint a feldolgozást írásos szerződésnek kell szabályoznia. A szerződésnek többek között azt kell tartalmaznia, hogy az adatfeldolgozó:

• az adatokat kizárólag az Ön írásos utasításai alapján kezeli;
• biztosítja, hogy az adatokhoz hozzáférők titoktartásra kötelezettek;
• megteszi a 32. cikk szerinti biztonsági intézkedéseket;
• további adatfeldolgozót (alvállalkozót) csak az Ön engedélyével vehet igénybe;
• segít az érintettek jogainak teljesítésében és az incidenskezelésben;
• a szolgáltatás végén az Ön döntése szerint törli vagy visszaadja az adatokat;
• rendelkezésre bocsátja az ellenőrzéshez szükséges információkat, és lehetővé teszi az auditot.

Az Eüak. 7. § (1) bekezdése szerint az adatkezelő és az adatfeldolgozó egyaránt köteles az orvosi titkot megtartani. Kérje el a szerződés mintáját az aláírás előtt, és kérdezze meg, kik az alvállalkozók, mire használják az adatokat, és hogyan értesítik Önt incidens esetén (a GDPR 33. cikk (2) bekezdése szerint az adatfeldolgozó az incidenst indokolatlan késedelem nélkül jelenti az adatkezelőnek). Ha a válasz általános ígéret és nem szerződéses vállalás, az figyelmeztető jel. Ez általános tájékoztatás, nem jogi tanácsadás: a szerződés tartalmát a rendelő sajátos helyzetében jogász vagy adatvédelmi tisztviselő tudja megítélni.

Jogosultságok és naplózás

A recepciónak nem kell látnia a kezelési dokumentációt, az asszisztensnek nem kell látnia a pénzügyeket, a külső szakértőnek csak addig kell hozzáférnie, amíg dolgozik. A GDPR 32. cikk (4) bekezdése kifejezetten előírja, hogy az adatkezelő intézkedéseket hozzon annak biztosítására, hogy a hozzáféréssel rendelkező személyek kizárólag az utasításnak megfelelően kezelhessék az adatokat. A gyakorlatban ez szerepkörökből, egyéni fiókokból és naplózásból áll. Kérdezze meg:

• Beállíthatók-e szerepkörök (orvos, asszisztens, recepció, tulajdonos, külső), és mi látható az egyes szerepkörben?
• Mindenkinek saját fiókja van-e, és van-e kétlépcsős azonosítás?
• Naplózza-e a rendszer, hogy ki mikor nézett meg vagy módosított egy páciensadatot, és meddig őrzi a naplót?
• Hogyan lehet egy kilépő munkatárs hozzáférését egy lépésben megszüntetni?

Próbálja ki a bemutatón: hozzon létre próbafelhasználót recepciós jogosultsággal, és nézze meg, mit lát. Sokat elmond, ha ezt nem lehet azonnal megmutatni.

Mentés és helyreállítás

A GDPR 32. cikk (1) bekezdése a biztonsági intézkedések között említi a rendszerek rendelkezésre állását és ellenálló képességét, azt, hogy fizikai vagy műszaki incidens esetén az adatok kellő időben visszaállíthatók legyenek, és hogy az intézkedések hatékonyságát rendszeresen tesztelni kell. Ez kérdésekre fordítva: milyen gyakran készül mentés, hány példányban és hol, titkosítva készül-e, meddig őrzik, milyen gyorsan állítható vissza egy törölt vagy elveszett adat, és kipróbálták-e már a visszaállítást. Az Eüak. 30. § (8) bekezdése az adatmegőrzés érdekében azt is kimondja, hogy az adathordozónak olvashatónak kell maradnia vagy olvashatóvá kell tenni, tehát a mentésnek nem elég létezni, használhatónak is kell lennie. Ha a rendelő most helyi szerveren (NAS-on) tárol, ugyanezeket a kérdéseket magának is fel kell tennie.

Exportálhatóság és kiléptethetőség

Az egészségügyi dokumentációt az Eüak. 30. § (1) bekezdése szerint az adatfelvételtől számított legalább 30 évig, a zárójelentést legalább 50 évig kell megőrizni, a képalkotó felvételekre rövidebb idő vonatkozik. Egy szoftver szolgáltatója nem biztos, hogy ilyen hosszú ideig működik, ezért az adatokhoz való hozzáférés nem függhet attól, hogy a szolgáltató éppen elérhető-e. A GDPR 28. cikk (3) bekezdés g) pontja szerint a szolgáltatás befejezése után az adatfeldolgozó az adatkezelő döntése alapján töröl vagy visszajuttat minden személyes adatot. A közfinanszírozott szolgáltatókra az Eüak. 32/A. §-a ezt külön is előírja, díjmentes és elektronikus visszaszolgáltatással, magánrendelőnél ezt a szerződésbe kell foglalni.

Ellenőrizze még a vásárlás előtt:

• Milyen formátumban kapja vissza az adatot (géppel olvasható, például CSV vagy más strukturált formátum, és olvasható, például PDF)?
• Teljes-e a kinyerés: előzmények, csatolt dokumentumok, képek, naplók is benne vannak-e?
• Mennyi időn belül és mennyiért kapja meg, és meddig érhető el az adat a szerződés megszűnése után?
• Megkaphatja-e egy próbakinyerés eredményét a próbaidőszak alatt? Ez a legmegbízhatóbb ellenőrzés.

EESZT: hogyan tegye fel helyesen a kérdést

Az EESZT Információs portálja szerint az Eüak. 35/B. §-a alapján az EESZT-hez informatikai rendszer útján csatlakozott egészségügyi szolgáltatók kizárólag a Belügyminisztérium által kiállított engedéllyel rendelkező informatikai rendszerek használatával csatlakozhatnak, és az engedély feltétele a rendszer műszaki bevizsgálása. Ugyanez a portál közli, hogy az orvosi vagy fogorvosi feladatra irányuló működési engedéllyel rendelkező magánfinanszírozott szolgáltatóknak is csatlakozniuk kell. A saját kötelezettségének pontos körét az eKapu portálon és szükség esetén jogásszal ellenőrizheti.

Ebből következik, hogy az „illeszkedik” vagy a „támogatja” szó önmagában nem elég válasz. A helyes kérdések:

• Van-e a szoftvernek jelenleg érvényes, a Belügyminisztérium által kiadott engedélye az EESZT-csatlakozásra? Kérjen erről írásos igazolást.
• Pontosan mely EESZT-funkciókra terjed ki, és melyekre nem?
• Ki végzi a technikai beállítást, mennyi idő alatt és mennyiért?
• Mi történik, ha az engedély lejár vagy visszavonják?
• Ha a szolgáltató azt mondja, hogy az EESZT-csatlakozás „előkészítés alatt van”, az még nem működő szolgáltatás. Kérjen dátumot és írásos vállalást, és ne alapozzon rá működést, amíg nem él.

Az is fontos, hogy nem minden eszköznek kell önálló EESZT-engedély. Egy időpontfoglalási vagy üzenetküldő rendszer a rendelő EESZT-hez csatlakozott rendszere mellett működhet. Kérdezze meg, hogy az Ön esetében melyik rendszer látja el az EESZT-kapcsolatot, és hogyan adnak át egymásnak adatot.

Támogatás és bevezetési idő

Egy jól működő szoftver is megáll egy rossz napon, és rendelési időben nincs idő várni. Kérdezze meg, ki válaszol (ember vagy automata), milyen nyelven és mikor, mennyi a vállalt reagálási idő írásban, mi a teendő sürgős hibánál, és mi tartozik a díjba. A bevezetésnél kérjen lépésenkénti ütemtervet: adatátvétel, beállítás, oktatás, próbaüzem, élesítés. Kérdezze meg, mi van, ha az élesítés elcsúszik, és lehet-e egy ideig párhuzamosan használni a régi rendszert. Ne vezessen be új rendszert a legzsúfoltabb időszakban. Kérjen referenciákat, és beszéljen olyan rendelővel, amelyik már használja.

Ellenőrzőlista egy táblázatban

Hogyan hozza meg a döntést

Szűkítse a kört legfeljebb három jelöltre, és mindegyiknek adjon ugyanazt a feladatsort: foglaljon időpontot, mondja le és helyezze át, vigyen fel új pácienst, készítsen számlát, szüntesse meg egy kilépő munkatárs hozzáférését, és kérjen adatkinyerést. Egy-két hetes próbaidőszak többet mond, mint bármelyik bemutató. Pontozza a fenti táblázat szempontjait, és a döntésnél a kötelező elemeknek (adatvédelem, kiléptethetőség, EESZT, ha releváns) legyen súlya, ne csak az árnak. Végül kérje el a szerződéstervezetet, és mutassa meg jogásznak vagy adatvédelmi tisztviselőnek.

Mit tesz ebben a ClinicAI

A ClinicAI nem orvosi dokumentációs rendszer. A recepciós és kommunikációs réteget fedi le: telefonos MI recepciós, chatbot, online időpontfoglalás, emlékeztetők és automatizáció, mindez egy páciens CRM-ben, valamint titkosított felhős tárolás és mentés a helyi szerver helyett (NAS kiváltás). Minden rendelővel írásos adatfeldolgozói szerződést kötök, a hozzáférés szerepkörökhöz kötött és naplózott. Az EESZT-csatlakozás előkészítés alatt van, ma még nem működik, erről az EESZT oldalon írok pontosan. Amit a rendelő már használ és érdemes megtartani, ahhoz kapcsolódom, amit a rendszer kivált, azt átköltöztetem. Az árakat az Árak oldalon találja, havidíjasak, beépítési díj nélkül. Ha szeretné, hogy átnézzem Önnel a saját ellenőrzőlistáját, írjon nekem.